Muziektheater De Kolonie vzw
Driekoningenstraat 126, 2600 Berchem
BE 0899.466.746
INTERN REGLEMENT
Inleiding
De werking van Muziektheater De Kolonie VZW wordt beheerd door haar gecoördineerde statuten zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Dit Intern Reglement beschrijft aanvullend de rol van de algemene vergadering, het bestuursorgaan (het bestuur) en de directie
Het Intern Reglement is voor raadpleging beschikbaar op de maatschappelijke zetel en op https://muziektheaterdekolonie.be/bestuur. Alle leden worden verondersteld kennis te hebben genomen van dit reglement.
RECHTSVORM/NAAM/IDENTIFICATIE/ZETEL/DOEL/VOORWERP/DUUR
Artikel 1 Zetel
De maatschappelijke zetel van de vereniging is statutair gevestigd te Driekoningenstraat 126, 2600 Berchem. De samenwerkingsovereenkomst met CC Berchem voor de lokalen wordt gesloten in naam en voor rekening van de vereniging en ze wordt ondertekend door de voorzitter en de zakelijk leider.
LIDMAATSCHAP
Artikel 2 Leden
Het minimaal aantal leden werd statutair vastgesteld op 3. Er zijn altijd meer leden die in de algemene vergadering zetelen dan in het bestuur.
Kandidaat-leden dienen te voldoen aan de volgende toetredingsvoorwaarden:
voorgedragen worden door (een of meerdere) leden OF voorgedragen worden door (een of meerdere) bestuurders;
een inhoudelijke, maatschappelijke, zakelijke of strategische meerwaarde opleveren voor de vereniging;
de statuten en het intern reglement aanvaarden.
Kandidaat leden bezorgen een kort cv waaruit hun betrokkenheid en/of deskundigheid blijkt.
De stemming over de kandidatuur gebeurt (behoudens in geval van andere statutaire voorschriften) bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige (en vertegenwoordigde) stemgerechtigden van het bestuur.
De motieven waarom een kandidaat al dan niet aanvaard is als lid, moeten niet worden meegedeeld aan de kandidaat. In de notulen moet enkel worden vermeld dat de betrokken kandidaat al dan niet aanvaard is door het bevoegde orgaan en met welke meerderheid van stemmen.
De voorzitter deelt schriftelijk (per e-mail) aan het kandidaat-lid mee of zijn kandidatuur aanvaard is.
Artikel 3: Ontslag en uitsluiting
Een lid dat vrijwillig ontslag wenst te nemen, laat dit schriftelijk weten aan de voorzitter die bevestigt voor ontvangst.
Een lid dat gedurende twee werkjaren geen enkele algemene vergadering heeft bijgewoond, wordt beschouwd als ontslagnemend. Zijn ontslag kan op de eerstvolgende algemene vergadering door de voorzitter worden voorgesteld, en door de vergadering bekrachtigd. De voorzitter deelt de beslissing binnen de 14 dagen na de beslissing schriftelijk mee aan het betrokken lid.
Een lid dat daden stelt die strijdig zijn met het maatschappelijk doel van de vereniging of die de vereniging op enigerlei wijze schade kunnen toebrengen (cfr. art. 6), kan door een 2/3de meerderheid van de algemene vergadering worden uitgesloten. De uitsluiting van het betreffende lid moet als agendapunt vermeld staan in de oproeping van de algemene vergadering. Het lid in kwestie wordt uitgenodigd voor de vergadering en krijgt voor de stemming de kans gehoord te worden (cfr. art. 4.8).
Artikel 4: Rechten
De leden beschikken over alle rechten zoals omschreven in de statuten en de vzw-wet. Deze rechten betreffen onder andere:
stemrecht op de algemene vergadering;
het recht om de algemene vergadering samen te roepen op schriftelijk verzoek van minstens 1/5 van de leden;
het recht om een voorstel op de agenda van de algemene vergadering te plaatsen op schriftelijk verzoek van minstens 1/20 van de leden;
het recht om te worden opgeroepen voor de algemene vergadering;
het recht om zich te laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering;
het recht om kennis te nemen van de notulen van de algemene vergadering en het bestuur;
het recht op vrijwillig ontslag uit de vereniging;
het recht op een bijzondere procedure in geval van gedwongen ontslag (uitsluiting) uit de vereniging (zie art. 3).
Artikel 5: Bewijs van lidmaatschap
Het bewijs van het lidmaatschap tegenover de andere leden van de vereniging kan op eender welke manier worden geleverd. Het bewijs kan zelfs worden geleverd door middel van getuigen of vermoedens.
Zo kan het lidmaatschap bewezen zijn wanneer uit de notulen van de algemene vergadering of het bestuur blijkt dat de betrokkene reeds gedurende geruime tijd heeft deelgenomen aan de beraadslagingen en steeds zonder protest van de andere leden zijn stem heeft mogen uitbrengen.
Artikel 6: Deontologie
De leden verbinden zich ertoe actief mee te werken aan de verwezenlijking van het maatschappelijk doel van de vereniging zoals omschreven in de statuten.
De leden zijn loyaal aan de vereniging en werken op belangeloze basis.
De leden zullen zich in hun gedragingen door deze principes laten leiden en ze verbinden zich ertoe geen daden te stellen die strijdig zijn met het maatschappelijk doel van de vereniging of die de vereniging op enigerlei wijze schade kunnen toebrengen.
De leden onthouden zich ten aanzien van derden van negatieve uitspraken aangaande de vereniging en dragen bij tot een positieve beeldvorming. Dit belet uiteraard niet dat de leden zich kritisch opstellen binnen de vereniging zelf.
DE ALGEMENE VERGADERING
Artikel 7: Samenstelling
De algemene vergadering is samengesteld uit alle leden van de VZW.
De artistiek en zakelijk leider nemen als waarnemend lid deel aan de algemene vergadering.
Mogen de vergadering verder als waarnemer zonder stemrecht bijwonen, op uitnodiging of op vraag en met toestemming van de voorzitter:
de personeelsleden
kandidaat-leden
deskundigen
Artikel 8: Oproeping, agenda en plaats
De uitnodiging tot vergadering gebeurt, namens de voorzitter van het bestuur, door het secretariaat en wordt schriftelijk (per e-mail of per brief) verstuurd naar alle leden en de directie op het adres dat de opgeroepen persoon daartoe laatst heeft opgegeven.
Als bijlage bij de oproepingsbrief wordt het verslag van de vorige bijeenkomst van de algemene vergadering gevoegd. Met het oog op een degelijke voorbereiding, wordt het nodige documentatiemateriaal bij voorkeur ten laatste 2 dagen voor de vergadering ter beschikking gesteld.
De vergaderingen vinden plaats op de maatschappelijke zetel van de organisatie in een daartoe voorziene ruimte. Tenzij het bestuur anders beslist.
Artikel 9: Besluitvorming
De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter of bij diens afwezigheid, door de penningmeester.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
De stemming gebeurt door afroeping, door handopsteking of, indien gevraagd door minstens 1/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigden of bij persoonsgebonden aangelegenheden, door geheime stemming.
De algemene vergadering kan enkel geldig beslissen over punten die niet op de agenda staan als alle leden van de algemene vergadering aanwezig zijn en hiermee instemmen.
In uitzonderlijke gevallen kunnen de besluiten van de algemene vergadering schriftelijk worden genomen. Deze procedure kan enkel worden toegepast wegens hoogdringendheid of het belang van de vereniging. Over dit laatste oordeelt de voorzitter. Ook in het geval van een schriftelijke procedure is een minimaal overleg tussen de leden van de algemene vergadering vereist, hetzij telefonisch of via een online vergaderkanaal.
Het bestuur zet het voorstel op papier en stuurt dit ter ondertekening rond naar alle leden. De brief of e-mail van het bestuur moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:
dat het gaat om een voorstel van beslissing van het bestuur;
dat het voorstel wordt goedgekeurd indien alle leden het voorstel goedkeuren;
dat het voorstel te nemen of te laten is en dat er geen voorbehoud kan worden gemaakt door de leden;
dat alle bestuurders per kerende een ‘voor ontvangst’ moeten terugzenden naar de voorzitter.
de termijn waarbinnen het antwoord (‘goedgekeurd voor beslissing van de algemene vergadering’) moet worden teruggestuurd;
Indien binnen de gestelde termijn niet alle leden schriftelijk heeft ingestemd met het voorstel wordt dit voorstel als nietig beschouwd.
Artikel 10: Notulen
Een door de voorzitter bij de aanvang van de vergadering aangeduide notulist stelt het verslag op van de algemene vergadering.
Het verslag van de algemene vergadering is de geschreven neerslag van de beraadslagingen en stemmingen op die vergadering. Het verslag bevat vijf onderdelen:
de gegevens van de vereniging (naam, rechtsvorm, adres van de zetel en ondernemingsnummer);
de gegevens van de vergadering (datum, aanvangs- en einduur, locatie, aanwezige leden, vertegenwoordigde leden, afwezige leden en eventueel verontschuldigde leden);
de te bespreken onderwerpen;
de beraadslaging (chronologische bespreking van de agendapunten met bondige vermelding van eventuele pro's en contra's en van de eventuele uitslag van de stemming, met inbegrip van de stemverhouding);
de eventuele vaststelling van datum, plaats en uur van de volgende bijeenkomst van de algemene vergadering die nog bevestigd zal worden in een latere oproepingsbrief conform art. 8.
De notulist verwerkt de persoonsgegevens die in het verslag worden opgenomen met respect voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokken personen.
Na redactie van de notulen worden deze binnen de 14 dagen na de vergadering toegestuurd naar alle leden. De leden kunnen hun opmerkingen formuleren binnen de 14 dagen na ontvangst, zoniet worden ze geacht goedgekeurd te zijn. Opmerkingen worden indien mogelijk schriftelijk en anders in de eerstvolgende vergadering aan de aanwezige leden voorgelegd en indien wenselijk aan de notulen toegevoegd.
Na goedkeuring worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken en bewaard in een notulenregister op de zetel van de vereniging.
De leden en de bestuurders kunnen te allen tijde kennis nemen van de inhoud van deze notulen. Voor zover de genomen beslissingen hen aanbelangen zijn de (relevante uittreksels uit de) notulen ook raadpleegbaar door het personeel.
Voor derden geldt dit inzagerecht niet.
Het bestuur
Artikel 11: Bevoegdheid
Het bestuur:
- bewaakt de missie van de organisatie en helpt deze te realiseren;
- bespreekt de grote strategische lijnen (missie, visie, algemene strategie, organisatieontwerp, leiderschap, financiën, duurzaamheid), minstens in het 2de en het voorlaatste jaar van elke beleidsperiode en telkens wanneer dat nuttig is in het belang van de vzw.
- is coach en klankbord voor het personeelsteam en evalueert jaarlijks het functioneren van de directie;
- evalueert en bespreekt jaarlijks het eigen functioneren, het functioneren van de bestuurders en de gemandateerden, en het rooster van aftreden (cf. art. 14). Dit gebeurt in een bijzondere vergadering buiten de aanwezigheid van directie. Het bestuur rapporteert hierover aan de algemene vergadering.
Artikel 12: Samenstelling
Het bestuur wordt samengesteld op basis van vooraf door het bestuur bepaalde profielen die rekening houden met de competenties die nodig zijn voor de vzw (zie artikel 13). Er wordt gestreefd naar een evenwichtige samenstelling van competenties, geslacht, leeftijd en achtergronden. De leden zijn complementair qua kennis, ervaring en netwerken.
Het bestuur bestaat uit minimaal 2 en bij voorkeur een oneven aantal bestuurders.
Minstens de helft van het bestuur bestaat uit niet-uitvoerende bestuurders en minimaal een derde (afgerond naar beneden) van het aantal stemgerechtigde leden van het bestuur is een onafhankelijk bestuurder. Onafhankelijke bestuurders beantwoorden aan de volgende criteria:
- ze hebben in de twee jaar voorafgaand aan hun benoeming geen uitvoerend mandaat, directiefunctie of functie uitgeoefend in de vereniging;
- ze hebben niet meer dan twee mandaten als bestuurder van de vereniging uitgeoefend;
- ze hebben geen significante zakelijke relatie met de vereniging;
- ze hebben geen echtgenoot, samenwonende partner of verwanten tot de tweede graad die een bestuurs- of directiefunctie uitoefenen bij de vereniging.
Een meerderheid van de bestuurders heeft bestuurlijke ervaring (bij voorkeur binnen de non-profitsector).
Artikel 13: Profiel
Elke bestuurder verklaart zich akkoord met de deontologische code voor het bestuur (zie artikel 19 e.v.).
Bovendien wordt het volgende verwacht:
Elke bestuurder
is zich bewust van zijn rol als lid van het bestuur, die te onderscheiden is van de rollen van de leden van de algemene vergadering, de directie en het personeel;
is betrokken bij de organisatie, heeft inzicht in de werking en de doelstellingen op artistiek en zakelijk vlak;
is een teamspeler met democratische ingesteldheid die zich kan verzoenen met hetgeen beslist wordt in het bestuur, ook als beslissingen afwijken van de eigen mening;
communiceert als vertegenwoordiger van het bestuur naar de buitenwereld “met één stem”;
kan vergaderen: luisteren, standpunten formuleren, besluiten nemen;
kan op gepaste manier omgaan met vertrouwelijke informatie;
is gebonden door het beroepsgeheim;
heeft een minimale kennis van de vzw-wetgeving of is bereid om die op te doen;
kijkt naar het algemeen belang van de organisatie, maar respecteert daarbij ten volle de artistiek-inhoudelijke autonomie;
brengt eigen kennis/ervaring/netwerk mee en investeert die in de organisatie;
draagt de waarden uit van de organisatie, promoot de organisatie op een positieve manier en vergroot zo mee het draagvlak;
heeft oog voor de inbreng van stakeholders die op een positieve manier invloed kunnen uitoefenen op de organisatie, op een overheidsbesluit of op een project;
heeft oog voor de maatschappelijke en politieke ontwikkelingen die van invloed zijn op de identiteit van de organisatie;
reflecteert op de strategische evolutie van de organisatie door afstand te nemen van de dagelijkse praktijk en een lange termijn visie te ontwikkelen die strookt met de organisatiedoelstellingen;
ziet en zoekt bestuurlijke uitdagingen van en voor de organisatie (algemene werking, logistiek, personeel, financieel…);
faciliteert en ondersteunt het personeel, geeft het ruimte en vertrouwen;
is zoveel mogelijk aanwezig op vergaderingen;
is bereid om deeltaken op te nemen;
maakt tijd voor overleg en mailverkeer;
is geregeld aanwezig op voorstellingen en andere activiteiten van de organisatie;
In de samenstelling van het bestuur zijn de volgende kennis- en competentiegebieden tenminste door 1 bestuurder vertegenwoordigd:
kunstenbeleid en dossiervorming
de participatieve kunstpraktijk
affiniteit met de jeugdkunstensector
personeelsbeleid en -administratie
zakelijk beleid (financieel, juridisch,…)
Het gewenste profiel van de bestuurders hierboven wordt geëvalueerd in overeenstemming met de strategische lijnen in het 2de en het voorlaatste jaar van elke beleidsperiode en daarenboven bij het ontstaan van een vacature.
Artikel 14: Mandaten
Kandidaat-bestuurders bezorgen een motivatiebrief aan de voorzitter waaruit hun betrokkenheid en/of deskundigheid blijkt.
De bestuurders worden overeenkomstig de statuten door de algemene vergadering verkozen en benoemd voor een periode van zes jaar. Het mandaat is eenmaal of, in uitzonderlijke gevallen omwille van het behoud van de continuïteit in de organisatie, tweemaal hernieuwbaar.
Het bestuur stelt een mandatenrooster op met een overzicht van de (her)benoemingen en beëindigingen van de bestuurdersmandaten, alsook de overige bestuurdersmandaten van de bestuurders.
De bestuurders oefenen hun mandaat kosteloos uit.
Artikel 15: Functies
Het bestuur kiest zelf een voorzitter en een penningmeester onder haar bestuurders. Deze functies worden opgenomen voor maximaal 12 jaar.
De voorzitter heeft onder meer volgende taken:
- de vereniging rechtsgeldig vertegenwoordigen voor om het even welke handeling, op voorwaarde dat hij/zij gezamenlijk optreedt met de penningmeester of enig ander bestuurder. Deze tweehandtekeningsbevoegdheid geldt onverminderd de collegiale vertegenwoordigings-bevoegdheid van het bestuur. Deze bevoegdheid kan gedelegeerd worden aan de directie;
- evenals en in samenspraak met de directie, optreden als woordvoerder van de vereniging;
- zorg dragen voor de interne cohesie, bewaken van de vergadercultuur en een heldere besluitvorming in een sfeer van vertrouwen en dialoog;
- de vergaderingen van de algemene vergadering en het bestuur bijeenroepen en voorzitten;
- in overleg met de directie, de agenda opstellen voor de algemene vergadering en het bestuur;
- bij staking van stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem;
- de notulen ondertekenen van de algemene vergadering en het bestuur, samen met de bestuurders die erom verzoeken.
In geval van afwezigheid van de voorzitter worden zijn bevoegdheden waargenomen door de penningmeester.
De penningmeester ziet toe op de financiële gezondheid van de organisatie. De zakelijk leider voert de boekhouding, maakt tussentijdse (project)afrekeningen, stelt de jaarrekening en begroting op in zijn opdracht.
Artikel 16: Oproeping, agenda en plaats
Het bestuur vergadert minimaal 2x per jaar en zo dikwijls als het belang van de vereniging het vereist. Er wordt gestreefd naar een vergadering per 2 maanden, behalve in juli en augustus.
De uitnodiging tot vergadering gebeurt, namens de voorzitter van het bestuur, door het secretariaat en wordt schriftelijk (per e-mail of per brief) verstuurd naar alle leden en de directie op het adres dat de opgeroepen persoon daartoe laatst heeft opgegeven.
De vergaderingen vinden plaats op de maatschappelijke zetel van de organisatie in een daartoe voorziene ruimte. Tenzij de voorzitter anders beslist.
Naast het oproepingsinitiatief van de voorzitter, vergadert het bestuur binnen de 14 dagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van minimum 2 bestuurders.
Ter behandeling van dringende gevallen, en in het belang van de vereniging, kan de oproepingstermijn worden verkort indien alle bestuurders met deze verkorte oproepingstermijn instemmen.
De oproeping moet minstens bevatten:
de aanduiding dat het gaat om een bijeenkomst van het bestuur;
de benaming van de vereniging;
de term vzw;
het adres van de zetel van de vereniging;
de aanduiding van de plaats, de datum en het uur van de vergadering;
een ontwerp van agenda
Als bijlage bij de oproepingsbrief wordt het verslag van de vorige bijeenkomst van de algemene vergadering gevoegd. Met het oog op een degelijke voorbereiding, wordt het nodige documentatiemateriaal bij voorkeur ten laatste 2 dagen voor de vergadering ter beschikking gesteld.
De agenda wordt opgesteld door de voorzitter van het bestuur in overleg met de directie. Elk punt dat door minstens 2 bestuurders minstens 16 dagen voor de vergadering werd aangebracht, wordt op de agenda geplaatst.
De voorzitter of een meerderheid van de bestuurders mogen voor de vergadering van het bestuur iedere persoon uitnodigen die kan bijdragen tot de verduidelijking van een agendapunt. De aldus uitgenodigde deskundigen zijn enkel aanwezig als waarnemer en nemen niet deel aan de stemmingen.
Het bestuur kan enkel geldig beslissen over punten die niet op de agenda staan als alle bestuurders aanwezig zijn en hiermee instemmen.
Artikel 17: Besluitvorming
De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter of bij diens afwezigheid, door de penningmeester.
Het bestuur kan slechts geldig beraadslagen en besluiten indien minstens de gewone meerderheid van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering. Bovendien moet de vergadering voldoen aan de volgende cumulatieve voorwaarden:
- de bestuurders moeten allen zijn uitgenodigd om aan de besluitvorming deel te nemen;
- de aanwezige bestuurders moeten de kans krijgen om hun standpunt met betrekking tot de te nemen beslissingen mee te delen aan de andere aanwezigen;
- de aanwezige bestuurders moeten allen de kans krijgen om te stemmen over de te nemen beslissingen als zij daarom verzoeken.
De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde bestuurders. Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend in de teller noch in de noemer en gelden bijgevolg niet als tegenstemmen.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter, dan wel de bestuurder die de vergadering voorzit, doorslaggevend.
De stemming gebeurt door afroeping, door handopsteking of per stembrief, naar oordeel van de voorzitter.
In uitzonderlijke gevallen kunnen de besluiten van het bestuur schriftelijk worden genomen. Deze procedure kan enkel worden toegepast wegens hoogdringendheid of het belang van de vereniging. Over dit laatste oordeelt de voorzitter. Ook in het geval van een schriftelijke procedure is een minimaal overleg tussen de leden van het bestuur vereist, hetzij telefonisch of via een online vergaderkanaal.
De voorzitter, in overleg met de directie, zet het voorstel op paper en stuurt dit ter ondertekening rond naar alle bestuurders. De brief of e-mail van het overlegcomité moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:
- dat het gaat om een voorstel van beslissing van het bestuur;
- dat het voorstel wordt goedgekeurd indien alle bestuurders het voorstel goedkeuren;
- dat het voorstel te nemen of te laten is en dat er geen voorbehoud kan worden gemaakt door de leden;
- dat alle bestuurders per kerende een ‘voor ontvangst’ moeten terugzenden naar de voorzitter.
- de termijn waarbinnen het antwoord (‘goedgekeurd voor beslissing van het bestuur”) moet worden teruggestuurd;
Indien binnen de gestelde termijn niet alle bestuurders schriftelijk hebben ingestemd met het voorstel wordt dit voorstel als nietig beschouwd.
Artikel 18: notulen
Een door de voorzitter bij de aanvang van de vergadering aangeduide notulist stelt het verslag op van het bestuur.
Het verslag van het bestuur is de geschreven neerslag van de beraadslagingen en stemmingen op die vergadering. Het verslag bevat vijf onderdelen:
- de gegevens van de vereniging (naam, rechtsvorm, adres van de zetel en ondernemingsnummer);
- de gegevens van de vergadering (datum, aanvangs- en einduur, locatie, aanwezige leden, vertegenwoordigde leden, afwezige leden en eventueel verontschuldigde leden);
- de te bespreken onderwerpen;
- de beraadslaging (chronologische bespreking van de agendapunten met bondige vermelding van eventuele pro's en contra's en van de eventuele uitslag van de stemming, met inbegrip van de stemverhouding);
- de eventuele vaststelling van datum, plaats en uur van de volgende bijeenkomst van het bestuur die nog bevestigd zal worden in een latere oproepingsbrief conform art. 16.
De notulist verwerkt de persoonsgegevens die in het verslag worden opgenomen met respect voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokken personen.
Na redactie van de notulen worden deze binnen de 14 dagen na de vergadering toegestuurd naar alle leden. De leden kunnen hun opmerkingen formuleren binnen de 14 dagen na ontvangst, zoniet worden ze geacht goedgekeurd te zijn. Opmerkingen worden indien mogelijk schriftelijk en anders in de eerstvolgende vergadering aan de aanwezige leden voorgelegd en indien wenselijk aan de notulen toegevoegd.
Na goedkeuring worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken en bewaard in een notulenregister op de zetel van de vereniging.
De leden en de bestuurders kunnen te allen tijde kennis nemen van de inhoud van deze notulen. Voor zover de genomen beslissingen hen aanbelangen zijn de (relevante uittreksels uit de) notulen ook raadpleegbaar door het personeel.
Voor derden geldt dit inzagerecht niet.
Deontologische code HET bestuur
Artikel 19: Individuele ethiek en integriteit
De bestuurder informeert zich grondig alvorens een mandaat te aanvaarden. Elke kandidaat-bestuurder ontvangt een informatiemap bestaande uit de statuten, het intern reglement met inbegrip van de deontologische code en diverse nuttige basisdocumenten aangaande de werking van de vzw. De persoon die het bestuursmandaat aanvaardt, wordt geacht de inhoud ervan te hebben doorgenomen en aanvaard.
De bestuurder onderschrijft de doelstellingen van de organisatie zoals ze zijn uitgedrukt in de missie en visie en in het strategisch plan. Hij/zij respecteert het wettelijk kader, de statuten, het intern reglement en de governance-charters van de organisatie.
De bestuurder gedraagt zich integer en loyaal t.a.v. de vzw. Hij/zij handelt in het belang van de vzw en onthoudt zich van uitspraken en daden die de positie of de reputatie van de organisatie, van het bestuur of van één van zijn leden zou kunnen schaden of in het gedrag brengen.
Iedere bestuurder is verplicht om elke vorm van grensoverschrijdend gedrag die hij of zij binnen de organisatie opmerkt te melden aan het bestuur en hiervoor de in artikel 32 uiteengezette klachtenprocedure op te starten op basis waarvan iedere melding onderworpen wordt aan discreet onderzoek en evaluatie.
De bestuurder bereidt met toewijding de vergaderingen voor en neemt constructief deel aan de debatten.
De bestuurder maakt deel uit van een collegiaal orgaan. Hij/zij handelt collegiaal en respectvol ten aanzien van het bestuur als orgaan en van zijn medebestuurders als zijn/haar collega’s.
De bestuurder is zich bewust van het belang van een goede interactie tussen bestuur en directie. De bestuurder respecteert de rollen en opdrachten van de respectievelijke organen van de organisatie en onthoudt zich ervan individueel tussen te komen in de operationele werking zoals gedelegeerd aan de directie en het operationeel team.
Artikel 20: Vertrouwelijkheid, discretie en loyaliteit van documenten en beraadslaging
Alle stukken die worden overgemaakt voor bespreking op het bestuur zijn strikt vertrouwelijk en kunnen op geen enkele manier doorgegeven of ter inzage gegeven worden aan personen buiten het bestuur. Uitzondering hierop zijn deze stukken die een bestuurder nodig heeft voor het uitvoeren van een opdracht als bijzonder gemandateerde.
De leden van het bestuur zullen de volledige discretie bewaren omtrent de besprekingen, beraadslaging en standpunten binnen het bestuur. Deze discretie moet het mogelijk maken om binnen het bestuur in grote openheid problemen te bespreken, van mening te verschillen en oplossingen te formuleren. Naar buiten uit zullen de bestuurders – eenmaal het bestuur een beslissing genomen heeft – loyaal enkel de genomen beslissing meedelen en de uitvoering ervan ondersteunen.
Artikel 21: Onafhankelijkheid
Elke bestuurder dient te beslissen op basis van een onafhankelijk en zo objectief mogelijk oordeel. Dit houdt in dat persoonlijke voorkeuren en overtuigingen geen weerslag mogen hebben op de objectiviteit.
Artikel 22: Belangenconflictenregeling
Alle mogelijke of vermeende belangenconflicten van zichzelf of van andere leden of bestuurders, en (vermoedens van) mogelijke fraude of malversaties dienen meteen aan de voorzitter te worden gemeld of bij ontstentenis, aan een lid van de organisatie die geen bestuurder is of bij ontstentenis aan de commissaris-revisor in het kader van zijn meldingsplicht ten aanzien van de algemene vergadering.
Een bestuurder is verantwoordelijk voor de belangen van de rechtspersoon en niet voor zijn persoonlijke belangen of die van instellingen die hij/zij vertegenwoordigt of die hem afgevaardigd hebben.
Indien een bestuurder rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard of een persoonlijk, familiaal, moreel belang heeft dat strijdig is met het belang van de vzw, moet hij/zij dit meedelen aan de andere bestuurders vóórdat het bestuur een besluit neemt. Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang moeten worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het bestuur die de beslissing moet nemen. Het is het bestuur niet toegelaten deze beslissing te delegeren. Indien de meerderheid van de bestuurders een belangenconflict heeft, dan wordt de beslissing of de verrichting voorgelegd aan de algemene vergadering. Indien deze de beslissing of verrichting goedkeurt, kan het bestuur ze uitvoeren.
De bestuurder met het tegenstrijdig belang verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het betrekking heeft.
Artikel 23: Onverenigbaarheden
De personeelsleden, met inbegrip van de directie, kunnen geen lid zijn van het bestuur.
functionele verhoudingen tussen HET bestuur en de algemene vergadering
Artikel 24: Algemene vergadering
De algemene vergadering is het hoogste en controlerende orgaan van de vzw. Zij heeft de bevoegdheden die haar uitdrukkelijk en exclusief werden toegekend door het WVV en de statuten.
Ten aanzien van bestuurders is de algemene vergadering exclusief bevoegd voor de benoeming, afzetting, bepaling van bezoldiging en jaarlijkse kwijting, alsook in voorkomend geval voor het instellen van de verenigingsvordering tegen de bestuurders. Zij oefent controle uit op het bestuur.
Artikel 25: Het bestuur
Het bestuur is het bestuursorgaan van de vzw zoals bedoeld in artikel 9:5 WVV en is bevoegd om alle handelingen te stellen en beslissingen te nemen die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het belangeloos doel van de vzw, met uitzondering van die beslissingen waarvoor de algemene vergadering exclusief bevoegd is. Afgezien van de jaarlijkse kwijting door de algemene vergadering, zal het bestuur zijn werking jaarlijks evalueren. Deze evaluatie heeft onder meer betrekking op de collectieve werking van het orgaan, de dynamiek tussen individuele bestuurders onderling en de interactie met de directie.
DIRECTIE
Artikel 26: Delegatie van bevoegdheden
Het bestuur kan een deel van zijn beslissingsbevoegdheid en/of vertegenwoordigingsmacht delegeren aan één of meerdere derden niet-bestuurders, zonder dat deze overdracht evenwel betrekking kan hebben op het algemeen beleid van de vzw of de algemene bestuursbevoegdheid van het bestuur.
De delegatiematrix in bijlage bij dit intern reglement geeft het overzicht weer van de bevoegdheden die het bestuur delegeert aan niet-bestuurders, waaronder de artistiek en de zakelijk leider en overige leden van de staf. Daarbij wordt duidelijk bepaald wat de kwalitatieve domeinen (bv. aankopen ICT-materiaal, aanwerving,…) en kwantitatieve grenzen (bv. tot 5.000 euro) hiervan zijn.
Artikel 27: De directie
De directie bestaat uit een zakelijk en een artistiek leider. Het bestuur stelt het profiel van de zakelijk en de artistiek leider op, staat in voor de aanwerving en, in voorkomend geval, het ontslag van de directieleden en legt hun vergoeding vast.
De directie neemt deel aan de vergaderingen van de algemene vergadering en het bestuur met raadgevende stem, behalve wanneer een agendapunt over het eigen statuut of toestand wordt behandeld en behalve aan de vergadering waarin het bestuur zichzelf evalueert. In dergelijk geval verlaat de directie de vergadering.
Het bestuur delegeert het dagelijks bestuur van de vereniging alsook de externe vertegenwoordiging wat betreft dat dagelijks bestuur aan de directie.
De directie staat in voor het dagelijks beleid van de vereniging. Als dagelijks beleid wordt gerekend zowel de handelingen en beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging als de handelingen en beslissingen die, ofwel wegens hun minder belang, ofwel wegens de noodzakelijkheid een onverwijlde beslissing te nemen, het optreden van het bestuur niet vereisen of niet wenselijk maken.
De zakelijk leider voert het zakelijk en personeelsbeleid, de artistiek leider de algemene leiding en het artistiek beleid. De directie handelt en beslist collegiaal en rapporteert aan het bestuur over haar werkzaamheden.
Het bestuur dient als klankbord voor beslissingen die behoren tot de individuele bevoegdheid van de directieleden. Hun advies is gericht op een toetsing van de intenties van de directie en ter versterking van haar beslissingen.
Artikel 28: aanwijzing eindverantwoordelijkheid
De operationele eindverantwoordelijkheid voor de uitoefening van het dagelijks bestuur conform het bevoegdheidspakket dat hen is toegewezen, ligt bij de directie. Het bestuur houdt toezicht op het dagelijks bestuur door perioderapportering en een delegatiematrix.
Artikel 29: periodieke evaluatie directie
Het bestuur organiseert jaarlijks een vertrouwelijk functioneringsgesprek met de leden van de directie. Minstens de volgende bestuurs-aspecten komen hierbij aan bod:
personeelsbeleid van de vzw;
besteding van subsidies en andere financiering;
naleving wettelijke verplichtingen, onder meer in het kader van subsidies;
naleving integriteitsbeleid van de vzw;
algemene administratieve werking van de vzw;
naleving onderhavig reglement en overige kaderafspraken.
Interne conflicten
Artikel 30: Interne conflicten tussen bestuur en algemene vergadering
In geval van conflicten binnen het bestuur of in de algemene vergadering worden de partijen afzonderlijk gehoord door de voorzitter. Betreft het een conflict met de voorzitter, worden de partijen gehoord door de penningmeester of een niet bij het conflict betrokken bestuurder. Nadien volgt een verzoeningsbijeenkomst, geleid door de voorzitter of de penningmeester, waarvan schriftelijk verslag wordt gemaakt.
Komen de partijen niet tot een verzoening, wordt het conflict besproken binnen het volledige bestuur of de volledige algemene vergadering. De partijen worden afzonderlijk gehoord. Nadien beraadslaagt het bestuur of de algemene vergadering zonder betrokken partijen. Het besluit van het bestuur of de algemene vergadering bevat een dwingende richtlijn voor de oplossing van het conflict. Het wordt genotuleerd en aan de conflicterende partijen overgemaakt.
Wanneer het besluit van het bestuur of van de algemene vergadering de uitsluiting van een lid inhoudt, is de goedkeuring van 2/3de van de algemene vergadering vereist.
Artikel 31: Interne conflicten met de directie
In geval van conflicten met of binnen de directie worden de conflicterende partijen afzonderlijk gehoord door de voorzitter. Nadien volgt een verzoeningsbijeenkomst, geleid door de voorzitter, waarvan schriftelijk verslag wordt gemaakt.
Komen de partijen niet tot een verzoening, wordt het conflict besproken binnen het bestuur. De partijen worden afzonderlijk gehoord. Nadien beraadslaagt het bestuur zonder betrokken partijen en neemt vervolgens een beslissing die aan de conflicterende partijen wordt overgemaakt.
Artikel 32: klachtenprocedure bij grensoverschrijdend gedrag
De vzw veroordeelt elke vorm van grensoverschrijdend gedrag. Dit omvat elke gedraging die omwille van een persoonlijke grens als ongewenst wordt ervaren.
Bij vragen, vermoedens of klachten met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag binnen de organisatie kan beroep gedaan worden op een vertrouwenspersoon, aangeduid door de directie in samenspraak met het bestuur. Deze persoon heeft geen leidinggevende functie in de organisatie, getuigt van integriteit en inlevingsvermogen en kan discreet handelen.
Deze vertrouwenspersoon verleent als eerste aanspreekpunt onmiddellijke en begripvolle bijstand en onderwerpt elke (desgevallend anoniem) gemelde vraag, vermoeden of klacht met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag binnen de organisatie aan discreet onderzoek en evaluatie. Hij/zij kan de betrokkenen doorverwijzen naar hulpdiensten waaronder de Vlaamse Hulplijn, rechtsbestand en/of de politie.
Mits toestemming van de persoon die aan de vertrouwenspersoon kenbaar gemaakt heeft geconfronteerd te worden met grensoverschrijdend gedrag binnen de organisatie, informeert de vertrouwenspersoon de voorzitter van het bestuur op vertrouwelijke en discrete basis over het gemelde grensoverschrijdend gedrag.
De voorzitter kan de persoon van wie gemeld wordt dat hij/zij grensoverschrijdend gedrag gepleegd heeft, uitnodigen voor een discrete en vertrouwelijke bevraging in bijzijn van de vertrouwenspersoon. Desgevallend wordt na dit gesprek de tussenkomst van een advocaat ingeschakeld.
Het verloop en de uitkomst van de klachtenprocedure kan binnen de vzw aanleiding geven tot uitsluiting van lidmaatschap dan wel tot afzetting van bestuurdersmandaat van de persoon ten aanzien van wie de klacht wordt geformuleerd.
Verzekeringen
Artikel 33
De bestuurders zijn door een verzekeringspolis, afgesloten door de vereniging, verzekerd voor:
- lichamelijke ongevallen overkomen tijdens de opdracht of van en naar de locatie van de opdracht;
- burgerlijke aansprakelijkheid en schade aan derden;
- bestuurderaansprakelijkheidsverzekering
De bestuurders en zakelijk leider zullen alle nodige formaliteiten vervullen zodat zij worden gedekt door deze verzekeringspolis.
Artikel 34
De bestuurders dragen er zorg voor dat de volgende verzekeringen worden afgesloten in naam van de vereniging:
- verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing;
- vrijwilligersverzekering;
- arbeidsongevallenverzekering;
- verzekering rechtsbijstand;
Slotbepalingen
Artikel 35
Dit intern reglement ligt ter inzage van alle leden op de zetel van de vereniging, en is te vinden op www.dekoloniemt.be/medewerkers.
BIJLAGEN
- Bijlage 1: Delegatiematrix
- Bijlage 2: Mandatenrooster
Te ondertekenen door
1) Alle bestuurders op het moment van goedkeuring
2) Nieuwe bestuurders op het moment van hun eerste benoeming
